EU:s nya maskinförordning, Regulation (EU) 2023/1230, ersätter maskindirektivet och börjar tillämpas fullt ut den 20 januari 2027. Förordningen moderniserar regelverket för maskiner och maskinrelaterade produkter och ställer betydligt tydligare krav på säkerhet, dokumentation, digital information och ansvarsfördelning genom hela produktens livscykel.
För tillverkande företag innebär det att språkversioner, informationsflöden och interna processer behöver vara mer strukturerade än tidigare.
En av de viktigaste förändringarna är att säkerhetsrelaterad dokumentation måste finnas på det officiella språket i det land där produkten säljs. Det gäller inte bara traditionella manualer, utan även digitala instruktioner, programvarugränssnitt och annan riskrelaterad information.
Det innebär att företag behöver få bättre kontroll över hur innehåll skapas, uppdateras och översätts. Terminologi, säkerhetsformuleringar och olika språkversioner måste vara konsekventa, och hållas synkroniserade över tid.
När information ligger utspridd i flera system och hanteras av olika team ökar risken för variationer, manuella korrigeringar och tidskrävande validering. Många organisationer upplever redan idag att det är svårt att hålla ihop arbetsflöden och säkerställa att alla versioner bygger på samma källinformation.
Maskinförordningen öppnar för digital dokumentation, inklusive digitala manualer och maskinläsbara format. Samtidigt skärps språkkraven och ansvarsfördelningen tydliggörs för tillverkare, importörer och distributörer.
Kraven på spårbarhet och informationshantering blir också högre. Det handlar inte bara om vad som dokumenteras, utan hur innehållet skapas, uppdateras och hålls konsekvent genom hela produktens livscykel.
Förordningen innebär även att all säkerhetsrelaterad dokumentation, från manualer till digitala instruktioner, programvarugränssnitt och riskinformation, måste vara korrekt, konsekvent och tillgänglig på rätt språk. Det kräver bättre kontroll över hur innehåll produceras, uppdateras och översätts.
När informationen ligger utspridd i flera system och hanteras av olika team ökar risken för variationer, manuella korrigeringar och tidskrävande validering. Därför blir det viktigare att arbeta utifrån en tydlig strategi och en sammanhållen struktur, så att innehåll, språkversioner och arbetsflöden hålls ihop över tid.
När digital dokumentation blir norm öppnas nya möjligheter att använda AI-baserade översättningsverktyg som en naturlig del av dokumentationsarbetet.
Många företag har redan börjat testa AI, men ofta i mindre, isolerade initiativ. Resultatet blir lätt att tekniken tar mer tid än den sparar, särskilt när varje team arbetar på sitt eget sätt och valideringen ändå måste göras manuellt.
När AI däremot används i en sammanhållen process och kopplas till befintliga system, exempelvis CCMS, PIM, PLM eller serviceplattformar, får den en helt annan effekt. Innehåll kan återanvändas mer systematiskt, validering kan ske mer kontrollerat och terminologi kan hållas konsekvent över tid.
Det skapar förutsättningar för snabbare publicering, färre fel och bättre kontroll över alla språkversioner.
Tillverkande företag hanterar ofta stora mängder produktinformation i flera parallella system. När dokumentation och översättningar sker i separata flöden blir det svårt att hålla ihop helheten, något som påverkar både kvalitet och kostnader.
Integrerade processer gör det möjligt att:
Ju mer sammanhållet arbetssättet är, desto lättare blir det att uppfylla kraven i maskinförordningen, och desto mindre tid behöver läggas på manuell kontroll och korrigering.
Det finns ingen universallösning. För vissa organisationer är ett translation management system (TMS) ett naturligt steg för att skapa struktur i arbetsflöden och terminologihantering.
Men ett TMS löser sällan hela utmaningen på egen hand. Implementation, underhåll och löpande optimering kräver interna resurser. Dessutom kvarstår behovet av specialistkompetens för att säkerställa att säkerhetsrelaterad information, tonalitet och terminologi verkligen fungerar på alla marknader.
Andra företag arbetar mer distribuerat med flera verktyg och leverantörer. Det kan ge flexibilitet, men det gör det ofta svårare att hålla ihop kvalitet, återanvändning och validering över tid.
När kraven på dokumentation, språkversioner och spårbarhet ökar räcker det sällan att börja med att välja verktyg eller definiera en strategi direkt.
För många tillverkande företag handlar nästa steg snarare om att först skapa en tydlig bild av hur arbetet med produktinformation fungerar i praktiken. Hur innehåll skapas, uppdateras och delas mellan olika team och system, hos vem ansvaret ligger, var manuella moment uppstår, och hur terminologi och olika versioner hålls samman över tid.
Det är först när nuläget blir tydligt som det går att avgöra vad organisationen faktiskt behöver och vilken strategi som är relevant att bygga vidare på.
Här kan en extern partner bidra med metodik och ett utifrånperspektiv för att strukturera arbetet och identifiera var förbättringar ger störst effekt.